Les contacts - Anonymisation

Introduction

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) impose aux organisations de ne conserver les données à caractère personnel que pendant une durée strictement nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées (principe de limitation de la conservation, article 5.1.e). Il consacre également un droit à l'effacement (article 17), permettant à toute personne concernée de demander la suppression de ses données dans certaines circonstances.

Or, la suppression pure et simple d'un contact pose souvent problème en pratique : elle peut casser l'intégrité référentielle du système (historique des demandes, statistiques, etc), entraîner une perte d'informations nécessaires à des obligations légales ou comptables, ou rendre incompréhensibles des données liées conservées à d'autres fins légitimes.

L'anonymisation répond à ce besoin en offrant une alternative conforme : elle consiste à remplacer ou supprimer les données identifiantes d'un contact (nom, prénom, email, téléphone, adresse, etc.) tout en conservant la structure et la cohérence des enregistrements associés. Une fois anonymisées, ces données ne permettent plus d'identifier la personne, directement ou indirectement, et sortent donc du champ d'application du RGPD.

Cette fonctionnalité permet ainsi de :

• Répondre aux demandes de droit à l'effacement sans compromettre l'intégrité des données du système ;

• Respecter les durées de conservation définies par la politique de gestion des données, en anonymisant automatiquement les contacts inactifs au-delà d'un certain délai ;

• Conserver la valeur analytique et statistique des données liées (historique, reporting) sans exposer d'informations personnelles ;

• Réduire les risques juridiques et réputationnels liés à une non-conformité en cas de contrôle ou d'audit.

L'anonymisation constitue donc un mécanisme central de mise en conformité, conciliant les obligations réglementaires avec les besoins opérationnels et analytiques de l'organisation.

Actions d’anonymisation

Anonymisation manuelle

Depuis une fiche contact, il est possible d’anonymiser un contact et ses données liées via le bouton “Anonymiser le contact” visible dans l’onglet “Détails du contact”.

Vous êtes invité à confirmer votre action. L’anonymisation d’un contact et de ses données liées est une action irréversible !

Anonymisation via l’API publique

Il est possible d’anonymiser un contact via l’API publique en utilisant la route /v1/contacts/{UUID}/anonymize. Les conséquences sont exactement les mêmes que lors d’une anonymisation manuelle.

Avec {UUID} l’identifiant du contact à anonymiser.

Implications d’une anonymisation

Ci-dessous les implications d’une anonymisation.

Contact

Actions sur les données du contact

Actions sur les évènement du contact

Les évènements rattachés à un contact sont également anonymisés : les données à caractère personnelle sont remplacées.

Exemple ci-dessous :

Historisation de l’action

L’action d’anonymisation est historisée sur la fiche du contact.

Demandes / Messages / Évènements

Actions sur les demandes rattachées au contact

Actions sur les messages des demandes rattachées au contact

Actions sur les évènements des demandes rattachées au contact

Historisation de l’action

L’action d’anonymisation est historisée sur chacune des demandes anonymisées.